Diyanet İşleri Başkanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığı Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından yürütülen dijital dönüşüm çalışmaları kapsamında geliştirilen İşKolay İş Akış Yönetim Sistemi, pilot uygulama aşamasına geçti. Başkanlığın kurumsal iş ve işlemlerini dijital ortama taşıma hedefi doğrultusunda geliştirilen İşKolay platformu ile bugüne kadar büyük ölçüde kâğıt ortamında yürütülen süreçlerin elektronik ortamda yönetilmesi amaçlanıyor. Yapılan analiz çalışmaları sonucunda ilk etapta araç talep ve izin talep süreçleri dijitalleştirilerek web ve mobil platformlar üzerinden kullanılabilecek şekilde yeniden tasarlandı.
Pilot uygulama öncesinde Yönetim Hizmetleri Genel Müdürlüğü, İnsan Kaynakları Genel Müdürlüğü temsilcilerinin katılımıyla gerçekleştirilen değerlendirme toplantılarında süreçlerin işleyişi, onay mekanizmaları, kullanıcı deneyimi ve raporlama ihtiyaçları gözden geçirildi. Yapılan değerlendirmeler sonucunda İşKolay platformunun pilot uygulamaya alınmasına karar verildi.
İşKolay sayesinde personel, izin ve araç taleplerini elektronik ortamda oluşturabilecek, süreçlerini anlık olarak takip edebilecek ve onay işlemlerini dijital ortamda tamamlayabilecektir. Pilot uygulama sürecinde elde edilecek geri bildirimlerin ardından sistemin Başkanlık genelinde yaygınlaştırılması planlanmaktadır.
Platformun tüm teşkilatta devreye alınmasıyla birlikte yaklaşık 150 bin personelin izin süreçleri ile Başkanlık bünyesindeki araç taleplerinin tamamı elektronik ortamda yönetilecektir. Böylece süreçlerin daha hızlı, şeffaf, izlenebilir ve verimli şekilde yürütülmesi sağlanırken evrak dolaşımı ve fiziksel arşiv ihtiyacı önemli ölçüde azalacaktır.
İşKolay Projesi ile sarf malzemesi tüketiminin azaltılması, iş gücü verimliliğinin artırılması ve fiziksel arşivleme maliyetlerinin düşürülmesi hedeflenmektedir. Bu yönüyle proje, kamu tasarruf tedbirlerine katkı sunarken çevresel sürdürülebilirlik hedeflerini de desteklemektedir.
Diyanet İşleri Başkanlığı tarafından geliştirilen İşKolay, dijital dönüşüm vizyonunun önemli bir parçası olarak kurumsal süreçlerin dijitalleştirilmesine yönelik çalışmalara öncülük etmektedir. Pilot uygulamanın ardından farklı iş süreçlerinin de sisteme dahil edilmesiyle Başkanlık genelinde bütünleşik, izlenebilir ve sürdürülebilir bir iş akış yönetimi ekosisteminin oluşturulması hedeflenmektedir.